Kryteria oceny ofert poza ceną

Co do zasady, gdy cena lub koszt nie jest jedynym kryterium, jego waga wynosi co najmniej 60 procent. Reszta, do 40 procent, może przypaść na kryteria pozacenowe. Od tej reguły ustawa przewiduje wyjątki, więc zawsze sprawdź SWZ konkretnego postępowania.

W praktyce oznacza to, że przy typowym układzie 60 do 40 cena nadal przesądza w wielu postępowaniach, ale 40 punktów pozacenowych potrafi odwrócić ranking, jeżeli różnica cen jest niewielka. Zanim obniżysz cenę, policz, ile punktów da Ci poprawa terminu albo gwarancji.

Zamawiający może zastosować też samo kryterium kosztowe albo sam koszt cyklu życia. Wtedy w obliczeniu uwzględnia się nie tylko cenę zakupu, ale też przewidywane koszty użytkowania, serwisu i utylizacji.

Najczęściej stosuje się proporcję względem najlepszej oferty. W kryterium ceny punkty dostaje oferta najtańsza w pełnej liczbie, a pozostałe proporcjonalnie mniej. W kryteriach, w których lepsza jest większa wartość, na przykład gwarancja, wzór jest odwrócony.

Załóżmy trzy kryteria: cena 60 punktów, gwarancja 20 punktów i termin wykonania 20 punktów. Oferta A kosztuje 1 000 000 zł, daje 36 miesięcy gwarancji i termin 10 miesięcy. Oferta B kosztuje 1 250 000 zł, daje 60 miesięcy gwarancji i termin 12 miesięcy.

• Cena: A dostaje 60 punktów, a B dostaje 1 000 000 podzielone przez 1 250 000, razy 60, czyli 48 punktów.
• Gwarancja: B dostaje 20 punktów, a A dostaje 36 podzielone przez 60, razy 20, czyli 12 punktów.
• Termin: A dostaje 20 punktów, a B dostaje 10 podzielone przez 12, razy 20, czyli około 16,67 punktu.

Suma dla oferty A to 60 plus 12 plus 20, czyli 92 punkty. Suma dla oferty B to 48 plus 20 plus 16,67, czyli około 84,67 punktu. Wygrywa A, mimo że B oferuje dłuższą gwarancję, bo różnica 250 000 zł w cenie waży więcej niż 8 punktów z gwarancji.

Dodatkowe punkty warto zdobywać tam, gdzie koszt wykonawcy jest niski, a wartość dla zamawiającego realna. Dla firmy z własną ekipą krótszy termin może kosztować niewiele, bo wynika z organizacji pracy. Dla wykonawcy z solidnym zapleczem serwisowym wydłużona gwarancja jest tańsza niż dla firmy, która nie ma stałych techników.

Zanim zadeklarujesz atrakcyjny parametr, policz jego koszt. Gwarancja pięcioletnia zamiast trzyletniej wydłuża ryzyko napraw, a skrócenie terminu może wymagać pracy zmianowej i nadgodzin. Deklaracja w ofercie staje się zobowiązaniem umownym, za które grożą kary.

• Policz koszt każdego dodatkowego punktu i porównaj z ceną w kryterium ceny.
• Sprawdź, czy limit punktów w danym kryterium nie ucina korzyści powyżej określonej wartości.
• Zweryfikuj, czy zadeklarowany termin mieści się w realnych mocach przerobowych.

Zamawiający często ustala górną granicę, powyżej której dodatkowe zobowiązanie nie daje więcej punktów, na przykład gwarancja ponad 60 miesięcy punktowana jak 60. Wtedy nie warto oferować więcej. Zdarza się też, że punkty przyznaje się według skali opisowej, na przykład za koncepcję organizacji robót, i wtedy ocena zależy od szczegółowości opisu.

Przy kryteriach opisowych przygotuj dokument zgodny z wytycznymi z SWZ: omów każdy wskazany punkt, odnieś się do konkretnych zagrożeń i terminów, wskaż osoby odpowiedzialne. Ogólnikowy opis dostaje niewiele punktów, nawet jeśli firma jest dobra.

• Sprawdź, czy kryterium ma limit i jaki.
• Zapytaj zamawiającego, jeśli sposób punktacji jest niejasny.
• Trzymaj się struktury opisu wymaganej przez SWZ.

Najczęstszy błąd to skupienie wyłącznie na cenie. Wykonawca składa najtańszą ofertę, ale traci punkty w terminie i gwarancji, i przegrywa z ofertą droższą o niewielką kwotę. Drugi błąd to przeciwna skrajność: obietnice, których firma nie jest w stanie dotrzymać, a które trafiają do umowy.

• Zaniedbanie kryteriów pozacenowych przy niewielkiej różnicy cen.
• Zadeklarowanie parametru bez sprawdzenia kosztu spełnienia.
• Pominięcie dokumentu opisowego wymaganego w kryterium.
• Niezrozumienie, że zamawiający punktuje deklarację złożoną w ofercie, a nie to, co firma robi na co dzień.

Jeśli uważasz, że kryterium w SWZ jest niejasne albo ogranicza konkurencję, pytania do zamawiającego składa się przed terminem składania ofert. Więcej o tym znajdziesz w poradniku o SWZ przed złożeniem oferty. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.